Contexte

L’issue principale de cette formation consiste à fournir aux participants une palette d’outils adaptée à leurs contextes professionnels.

Nous chercherons à créer une réelle prise de recul afin qu’ils puissent organiser le travail de manière efficiente et en maintenant leur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Il s’agit de promouvoir l’utilisation de méthodes aussi bien opérationnelles que relationnelles que les stagiaires auront adoptés dans une démarche d’expérimentation constructive sur le court, moyen et long terme.

Objectifs

• Identifier ses habitudes de gestion du temps et son impact sur son organisation personnelle et collective
• Repérer les enjeux de la charge mentale dans une perspective d’amélioration de l’équilibre vie pro et vie perso
• Optimiser son organisation et la gestion des priorités à partir d’outils et d’automatismes
• Gérer les sollicitations orales et écrites pour optimiser son efficience
• Comprendre ses propres réactions en situation difficile
• Agir en pleine conscience par une bonne connaissance de son profil émotionnel et ses croyances
• Pratiquer différentes stratégies de protection de sa santé

Approche technique et pédagogique

• Utilisation de l’espace de formation en U dans une dynamique de mouvement et de mobilité
• Alternance de travaux individuels, collectifs et en sous-groupe
• Utilisation des diverses méthodes pédagogiques soutenue par une ingénierie de formation adaptée à la demande
• Apports théoriques de la part mais aussi co-construction d’outils opérationnels
• Etudes de cas et mises en situation
• Quiz d’auto-évaluation et d’évaluation croisée
• Mise à disposition de documents, fiches méthodes et bibliographie pendant et après la formation

Déroulé de la formation

Introduction de la journée

Temps de présentation et d’inclusion des participants à l’aide de l’exercice des voleurs de temps.

Module 1 : Faire l’état des lieux de sa gestion du temps et des priorités

- Vos habitudes du quotidien et vos voleurs de temps associés à vos réalités professionnelles      

- L’impact de notre construction psychologique et de nos préférences sur notre gestion du temps et des priorités

- Identifier les avantages cachés et les conséquences d’une gestion du temps dégradés à l’aide d’une étude de cas

Exercices pratiques :

Exercice pratique individuel : Etat des lieux avec l’analyse d’une journée de travail ainsi que l’exercice des 2 minutes chrono !

Exercice pratique individuel et collectif : Prendre du recul sur ses habitudes de fonctionnement à l’aide du modèle des Drivers de Taibi Kahler

Module 2 : Identifier les enjeux de la charge mentale ainsi que de l’équilibre vie professionnelle et personnelle

- Les effets du stress aigu et chronique d’un point de vue individuel et collectif

- Les 9 principes qui régissent le temps pour illustrer les mécaniques de gestion du temps et des priorités

- La qualité de vie au travail comme levier de gestion du temps et des priorités

Exercice pratique :

Exercice pratique collectif basé sur une approche QVCT  : Répartition et hiérarchisation des actions à expérimenter en matière de gestion du temps et des priorités

Module 3 : S’approprier les outils et les automatismes de gestion du temps et des priorités

- S’inspirer de la métaphore montre / boussole pour identifier les priorités et les tâches qui contribuent le plus à la mise en place de ses propres missions

- Apport vidéo : la répartition des « cailloux » dans votre quotidien

- Distinguer l’urgent de l’important à l’aide de la matrice d’Eisenhower

- Partage d’outils et de réflexes utiles à la gestion du temps et des priorités = quels sont ceux que vous pourriez vous approprier vis-à-vis de votre environnement de travail et de vos voleurs de temps ?

Exercices pratiques :

Exercice pratique collectif : Vos outils et automatismes + apport complémentaire de la part du formateur

Exercice pratique individuel :  S’approprier la matrice d’Eisenhower

Exercice pratique individuel : Méthode CAP afin de gérer ses mails + partage de bonnes pratiques (règles, codes couleurs, hiérarchisation, classement)

Module 4 : Gérer les sollicitations orales et écrites pour optimiser son efficience

- Assertivité et équilibre satisfait / satisfait lors de sollicitations extérieures

- Communiquer au sein d’une équipe pluridisciplinaire avec des priorités différentes

- Optimiser l’animation d’une réunion et des échanges collectifs

Exercices pratiques :

Mise en situation :  S’inspirer de la méthode OSBD de Marshall Rosenberg lorsque l’on est sollicité

Clôture de la journée

Temps de délusion afin que les participants partagent leur ressenti ainsi que les actions à expérimenter en priorité.

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Modalités d'évaluation

• En amont : questionnaire préalable de positionnement et des attentes
• Pendant la formation : mises en situation et questions aux participants (tour de table et QCM / QROQ / vrai-faux
• En fin de formation : Quiz à propos des connaissances, exercice d’application et questionnaires de satisfaction à chaud